外贸跟单员的核心工作流程是从订单确认开始，全程跟踪生产、质检、物流、单证直至收款的全环节，确保订单按要求交付，具体可分为以下6个关键阶段：
1. 订单确认阶段
◦ 与客户或业务部核对订单细节（产品规格、数量、价格、交货期、付款方式等）。
◦ 制作《形式发票（PI）》给客户确认，收到客户预付款或信用证后，正式下达生产指令给工厂。
2. 生产跟踪阶段
◦ 与工厂确认生产计划，明确物料采购、生产进度节点。
◦ 定期跟进生产进度，解决物料短缺、工艺问题等异常，确保按时完工。
3. 质量检验阶段
◦ 按订单标准制定质检要求（如AQL标准），在生产中期或完工后安排工厂自检或第三方验货。
◦ 若质检不合格，要求工厂返工整改，直至符合订单质量标准。
4. 物流与报关阶段
◦ 联系货代，确认订舱（海运/空运）、拖车（工厂送货至港口）事宜，拿到《入货通知》。
◦ 准备报关资料（商业发票、装箱单、报关单、合同等），委托货代或报关行完成出口报关。
5. 单证与交付阶段
◦ 报关放行后，获取《提单（B/L）》《装箱单》《商业发票》等核心单证，核对信息无误后寄给客户（或用于信用证交单）。
◦ 通知客户货物已发出，提供物流跟踪信息，协助客户清关提货。
6. 收尾与收款阶段
◦ 跟踪客户付款进度（如尾款、信用证议付），确保款项按时到账。
◦ 整理订单所有资料（合同、单证、沟通记录等）归档，完成订单收尾。

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